Apa Itu PPIC (Production Planning & Inventory Control)?

 

PPIC merupakan singkatan dari Production Planning and Inventory Control. Bila Anda bekerja dalam bidang manufaktur, Anda tentu sudah sangat familiar dengan istilah ini, sebab istilah ini sangat erat kaitannya dengan proses produksi. Dalam artikel ini, HashMicro mengajak Anda untuk memahami apa itu PPIC, apa saja manfaatnya, dan juga tips mengoptimalkannya.

PPIC adalah praktek mempersiapkan proses manufaktur dan mengontrol stok persediaan bahan baku untuk kemudian menjadi barang jadi atau siap jual. PPIC juga merupakan departemen atau divisi dalam perusahaan manufaktur yang bertugas merencanakan dan mengendalikan rangkaian proses produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.

Hal ini sendiri menjadi sangat penting mengingat proses pengadaan dan penyimpanan barang sendiri merupakan faktor utama dalam banyak bidang bisnis. Proses ini sendiri memerlukan biaya yang cukup besar dimana biaya penyimpanan tahunan umumnya berkisar antara 20-40% baik untuk skala perusahaan besar maupun UMKM. Oleh karena itu, membutuhkan manajemen pengadaan dan penyimpanan yang baik dengan strategi yang tepat untuk menjaga agar biaya ini dapat tetap optimal.

Departemen PPIC harus bekerja secara berdampingan dengan beberapa departemen seperti penjualan, pembelian (procurement), dan keuangan. Tugas dari seorang manajer PPIC meliputi:

1.   Membuat jadwal induk produksi dan pesanan pabrikan serta memperkirakan kebutuhan inventaris

2.   Meninjau prakiraan penjualan, permintaan pelanggan, dan menjadwalkan batch produksi berdasarkan tingkat inventaris dan waktu produksi

3.   Menyusun rencana pengadaan barang berdasarkan demand forecasting yang sebelumnya telah dilakukan

4.   Memonitor persediaan selama proses produksi, stok barang  yang tersedia di gudang, serta stok barang yang masuk dan keluar

5.   Membuat jadwal proses produksi sesuai dengan waktu, routing, dan merencanakan jumlah produksi, demi mempercepat waktu pengiriman produk ke konsumen

6.   Memastikan optimasi penggunaan mesin sehingga tidak ada mesin produksi yang rusak atau jarang digunakan

7.   Membantu menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan proses produksi melalui komunikasi dengan bagian marketing

8.   Menganalisis kapasitas dan kebutuhan sumber daya serta mengoordinasikan penyesuaian yang diperlukan

9.   Bertanggung jawab memastikan tingkat persediaan bahan baku  dan persediaan barang jadi yang memadai

10.Menyediakan data inventaris yang akurat terutama kepada departemen keuangan

 

PPIC sangat penting bagi kelancaran proses produksi, sebab tanpa perencanaan dan pengendalian yang layak, pengiriman produk ke konsumen dapat tertunda dan ini dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan.

Beberapa manfaat PPIC antara lain:

1.   Tingkat stok bahan baku yang diperlukan akan selalu memadai, tidak berlebihan dan tidak kurang

2.   Proses produksi berjalan sesuai jadwal dan permintaan konsumen dapat terpenuhi tepat waktu

3.   Mesin dan peralatan produksi dapat digunakan secara optimal

4.   Memudahkan pekerjaan departemen penjualan (atau pemasaran), procurement, dan keuangan melalui perencanaan produksi yang sistematis, tingkat persediaan yang sesuai permintaan, dan laporan inventaris yang akurat

5.   Mengoptimalkan manajemen persediaan serta mencegah dan mengurangi pemborosan akibat pembelian inventaris yang berlebihan

6.   Mengurangi waktu idle dalam proses produksi perusahaan hal ini karena dengan manajemen PPIC yang baik maka perusahaan akan lebih siap seandainya menghadapi permasalahan delay.

7.   Meningkatkan Return-on-Assets perusahaan karena dengan pengelolaan PPIC yang baik maka perusahaan dapat meningkatkan kapasitas produksi termasuk juga mencegah mesin produksi mengalami overused atau terpakai secara berlebihan sehingga asset perusahaan dapat terpakai secara lebih efektif.

 

Meningkatkan PPIC dengan Sistem ERP

 

Di tengah perkembangan teknologi yang sangat cepat saat ini, sulit bagi pemilik perusahaan manufaktur untuk mengoptimalkan PPIC jika mereka masih mengelola bisnisnya secara manual. Human error dapat menyebabkan data menjadi tidak akurat dan proses yang lambat dapat menyebabkan ketidaklancaran dalam proses produksi.

Untungnya, saat ini produsen tidak perlu lagi menjalankan PPIC secara manual, karena mereka dapat melakukannya secara otomatis dengan bantuan sistem ERP. Dengan sistem ERP, produsen dapat mengelola berbagai proses dengan lebih cepat dan akurat. Seluruh proses terintegrasi dalam sebuah sistem terpusat, sehingga produsen tidak perlu lagi menggunakan sistem yang berbeda untuk setiap proses.

Berikut ini adalah beberapa manfaat penerapan sistem ERP untuk manajemen PPIC yang lebih optimal:

 

1.   Penjadwalan produksi dapat berjalan secara  otomatis

2.   Persiapan BoM (Bill of Materials) dan routing yang lebih efisien

3.   Peringatan dini terhadap tingkat persediaan stok yang rendah

4.   Penjadwalan pemeliharaan peralatan dan mesin secara otomatis

5.   Pemesanan barang ke pemasok secara otomatis

6.   Kemudahan dalam memonitor persediaan bahan baku, WIP (Work In Process), dan barang jadi

7.   Data inventaris yang akurat serta kemudahan dalam melakukan prediksi permintaan dan kebutuhan inventaris

8.   Kemudahan dalam menganalisis laporan terkait persediaan, proses produksi, dan biaya

 

SUMBER : BERBAGAI SUMBER